АРХИВ

logo

Вы находитесь здесь:портмоне/2009/Номер от 24.03.09/Лучше один раз сделать, чем два раза проконтролировать
23.03.2009 17:25

Лучше один раз сделать, чем два раза проконтролировать

Автор  Портмоне

Виталий Лысенко, бизнес-консультант, управляющий партнер Консалтинговой компании «Интеллектуальный сервисный центр»

«Социализм есть учет и контроль»

Эта фраза известна всем, кто застал эпоху принудительного изучения классиков большевизма-ленинизма. Все бы ничего, если бы в нашей стране данный тезис до сих пор не оставался основным принципом управления или, как теперь принято говорить, менеджмента. Причем касается это не только государственных органов и разных чиновников, но и, как ни странно, частного бизнеса.

Для чего, в первую очередь, на предприятиях малого и среднего бизнеса создается бухгалтерия (она же часто вынуждена выполнять здесь функции и финансового отдела, и планово-экономического)? Правильно: для ведения бухгалтерского и налогового учета. К сожалению, решения по расходам и вложениям денежных средств бухгалтерия тоже оценивает чаще всего с позиции того, как правильно отразить операцию в учете. Или, скажем, как любой ценой исключить затраты, которые не содержат «входящего» НДС.

 

Критерии целесообразности, эффективности, результативности отходят при таком отношении на второй план. Ситуации порой случаются просто абсурдные: решения об участии или неучастии торгового персонала в тренингах и обучении методам активных продаж (особенно сейчас, в период кризиса!) принимает не руководитель коммерческой службы или директор фирмы, а главный бухгалтер. Объяснение простое. Раз бухгалтер контролирует все затраты, значит, этот вопрос решать тоже ему. Но ведь затраты-то необычные. Это же инвестиции в людей, а не покупка канцтоваров. Вот здесь как раз хороший руководитель и должен расставить правильные акценты.

А чем у нас обычно занимается руководитель? Контролем! Это не я придумал — сами же топ-менеджеры сознаются. Контролем устранения последствий плохой организации работы и «посмертных» показателей. Это такие показатели, с которыми можно только ознакомиться, но сделать уже ничего нельзя. По аналогии с тем, как некоторые данные государственной статотчетности за предыдущий год публикуются только к апрелю-маю следующего года. Увидеть спад производства в цифрах еще можно, но успеть что-то предпринять в экономике до конца того же года — крайне проблематично.

Цель определяет средства

Контроль. Для чего он нужен, что контролировать и, самое главное, зачем и как? Контролировать, например, можно процесс и результат. Важно понимать, что в обоих случаях контролируют не просто действия, а конкретные показатели: нормативы выполнения, соответствие стандартам качества, соблюдение сроков, достижение конкретной заданной цели. Следовательно, контроль — это такая функция, которая обслуживает и сопровождает другие функции руководителя. Считать контроль главной из них — это все равно, что управлять автомобилем только ради того, чтобы удачно миновать пост ГАИ. Куда при этом ехать и для чего — не важно. А если контролера на дороге не встретил, значит, зря проездил — так, что ли?

Чтобы контроль не существовал только ради самого себя, вспомним, с чего собственно начинается любая деятельность. С трех раз можно угадать, что с постановки цели. Причем цель должна быть конкретной, измеримой, определенной во времени, согласованной (как минимум, с другими целями и здравым смыслом), реалистичной. Если в цели или в выданном к исполнению задании указанные признаки отсутствуют, то и контролировать нечего.

Первое условие эффективного контроля — правильная и грамотная постановка исполнителю задачи. Второе условие — наличие четких критериев, которые помогут не просто формально проконтролировать факт окончания работы, но и сразу же оценить, получен ли требуемый результат. Иначе контроль просто теряет смысл. Окончена ли работа, можно решить только тогда, когда сравнишь полученный продукт с неким эталоном. Ведь известно, что работа бывает

двух типов — выполненная и не выполненная. И хорошо бы, чтобы подчиненный заранее знал, по каким именно критериям его будут оценивать, в каком именно виде, в какой форме и в какие сроки от него ожидают результат. Запишем себе вывод большими буквами: как задача была поставлена, так она и будет выполнена.

Наглядные пособия для контроля

Для повышения эффективности контроля необходимо повышать не только качество постановки задач, но и организацию исполнения. Если у работника нет подходящих ресурсов или инструментов, нет четкого взаимодействия с другими сотрудниками и службами, если отсутствует требуемая для работы информация, то до этапа контроля дело не дойдет. Работа угаснет, так и не начавшись. Контроль руководителя в процессе исполнения задачи правильно было бы направить на то, чтобы вовремя замечать сложности и препятствия и своевременно помогать их устранять.

По ходу выполнения какой-то работы, особенно это актуально для проектного менеджмента, контролируют также эффективность использования различных ресурсов: времени, трудовых ресурсов, денежных средств. Причем здесь главный секрет успешного контроля кроется в грамотном предварительном планировании. Чем более удачно и взвешенно реализован этап планирования и распределения ресурсов, тем проще организовать и выполнить контроль. Очень помогают наглядные графические изображения сроков и последовательности выполнения работ: сетевые графики, диаграммы, графики Ганта и т.д.

Еще один хороший практический инструмент — матрица ответственности. Создаем таблицу: по горизонтали в строчках вписываем функции, сгруппированные по процессам или решаемым задачам (маркетинг, планирование, производство, снабжение и т.п.), по вертикали наверху — в колонках — пишем ФИО работников предприятия (по отделам, службам, направлениям бизнеса и т.д.). На пересечении функции и ответственного исполнителя ставим «плюсик». Вместо него можно вписать буквы: «И» — исполнитель функции, «К» — контролер. Так удобно распределять и закреплять зоны ответственности за каждым исполнителем или контролером. Причем сразу же будет заметно, где задействованы лишние силы, где имеется сразу три контролера и ни одного исполнителя и какая функция вообще никем не выполняется.

Контрольный выстрел

Актуальный и, я бы даже сказал, больной для всех вопрос — ежедневный операционный контроль работы персонала и контроль исполнительской дисциплины. Здесь очень важно, с одной стороны, не пустить все на самотек, а с другой — не переусердствовать. Попустительство расхолаживает и позволяет работникам манипулировать руководителем. Впрочем, и впадение в тоталитаризм в условиях, когда общество становится все более открытым, а личность все активнее проявляет потребность в свободе и раскрепощении, часто приводит не к повышению ответственности и дисциплинированности работников, а к скрытому саботажу и созданию видимости бурной деятельности.

В этой связи руководителю хочется посоветовать следующее: как можно более прозрачно выстроить систему стимулирования и мотивации. Чем понятнее будет для работников, за что именно они «получают» (и деньги, и поощрения, и взыскания), тем легче им самим будет сделать выбор — работать или только делать видимость. Причем как награда, так и наказание должны быть неотвратимы, неизбежны. Если за перевыполнение плана положена премия в конкретном размере — не затягивайте с выплатой и публичной похвалой «перед строем». Если за опоздание без уважительной причины по правилам внутреннего трудового распорядка предусмотрен выговор — «влепите» безотлагательно. От штрафов (кстати, эта мера сама по себе весьма сомнительна) в конце месяца за все сразу оптом, без конкретных фактов и обоснований, получаем обычно раздражение и демотивацию, а не стимул к повышению трудовой дисциплины.

Общие выводы следующие: чем грамотней поставлена задача, чем лучше организовано ее исполнение; чем адекватнее распределены и используются ресурсы предприятия и чем выше собственная мотивация персонала, тем меньше времени руководитель будет уделять такому очень трудоемкому и неинтересному занятию, как контроль. Лучше с самого начала устроить управление бизнесом таким образом, чтобы задания выполнялись правильно с первого раза, чем изощряться в изобретении новых контрольных мероприятий.

 

Соционика - это наука, изучающая процесс обмена информацией между человеком и внешним миром, т.е. каким образом люди воспринимают, перерабатывают и выдают информациюна сайте tainoe.o-nas.info. Зная соционику, вы сможете всегда правильно подбирать свое окружение: с кем лучше работать, отдыхать и кого выбрать в качестве спутника жизни. Можно научиться корректировать свое поведение, не доводя общение до конфликта, если жизнь столкнула вас с неподходящим для вас человеком.

Еще статьи на тему: