АРХИВ

logo

Вы находитесь здесь:портмоне/2009/Номер от 06.10.09/Операция «Легализация»
06.10.2009 04:31

Операция «Легализация»

Автор  Портмоне
Теги:
Вполне возможно, что ваша деятельность как бизнесмена уже достигла того уровня, когда необходимо выйти с контрактами и поставками за границу. Может быть, лично вам или вашей фирме необходимо нотариальное заверение переводов, легализация документов для действия за пределами нашей страны. Консультация частного нотариуса Виктории Морозовой поможет сэкономить время и разобраться в этом вопросе.

Что такое апостиль

Легализация документа необходима для придания ему юридической силы на территории другого государства. Поэтому, для предоставления документа, выданного на территории Украины, за границу, его необходимо легализировать.

Суть легализации состоит в подтверждении полномочий, действительности подписи, а в некоторых случаях печати или штампа должностного лица, выдавших документ.

В рамках СНГ ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не нужны — действует Минская конвенция от 22 января 1993 г. (с изменениями от 28 марта 1997 г.).

Есть два вида оформления документов: проставление штампа «Апостиль» и легализация (которая осуществляется органами Министерства юстиции, МИД, консульскими учреждениями).

 

Апостиль (с франц. — запись, обозначение) — это удостоверение, выполненное по стандартной форме, которое осуществляется согласно Гаагской Конференции. По нормам индивидуального международного законодательства «Конвенция 1961 г., которая отменяет требования относительно легализации заграничных публичных документов», регламентирующая процедуру подтверждения действительности документов, предназначенных для иностранных государств. Структурно апостиль — это унифицированная совокупность пронумерованных позиций, предназначенных для заполнения, которая дает возможность понять его содержание независимо от официального языка страны, выпустившей его.

Апостиль — это специальный штамп, который проставляется на официальных документах, поступающих от государств-участниц Конвенции. Он удостоверяет подлинность подписи лица под документом и аутентичность отражения печати или штампа, которым скреплен соответствующий документ.

Подпись, печать или штамп, которые проставляются компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в каждой из стран-участниц Гаагской Конвенции.

Апостиль является формой удостоверения документа, предназначенного для использования в стране, отличной от той, в которой этот документ был выпущен. Это специальная упрощенная форма подтверждения действительности документа. Апостиль применяется при взаимном предоставлении документов в странах, которые присоединились к Гаагской Конвенции 1961 г., которая отменяет требования относительно легализации заграничных публичных документов. Документ, предназначенный для предъявления в стране-члене Конвенции или ее присоединенных территориях, должен быть заверен уполномоченным на то официальным должностным лицом в пределах юрисдикции, где этот документ был выпущен. Такое должностное лицо должно быть уполномоченным выдавать апостили согласно требованиям Гаагской Конвенции 1961 г.

Во всех других случаях документ должен проходить процедуру легализации в Министерстве юстиции Украины, Министерстве иностранных дел Украины и консульстве страны назначения.

Апостилирование

Расскажем о порядке проставления специального штампа  (далее — апостиль) для использования украинских документов в иностранных государствах.

Апостилирование — это процедура, заменяющая легализацию в странах, которые присоединились к Гаагской Конвенции, и отменяющая требование легализации официальных иностранных документов. В странах, которые являются членами этой конвенции, документы не легализируются. На документах, составленных в стране-участнице конвенции, проставляется апостиль.

Апостиль — это удостоверение министерством иностранных дел, министерством юстиции и министерством образования подписи должностного лица или официального документа, составленного на территории данного государства. Если на документе проставлен апостиль, то такие документы легализировать не нужно.

Апостиль проставляется для всех стран, кроме Германии, Дании, Объединенных Арабских Эмиратов, Ливии, Канады, Бразилии и др. Для этих стран применяется процедура легализации.

В нашей стране апостиль проставляется на документах:

- которые исходят от органов судебной власти Украины;

- которые исходят от органов прокуратуры Украины, органов юстиции;

- на административных документах;

- на документах об образовании и ученых званиях;

- на документах, оформленных государственными и частными нотариусами.

При этом апостиль не может проставляться на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины и на административных документах, которые прямо касаются коммерческих или таможенных операций.

Также апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на хранение оружия, свидетельств о регистраци-ях транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых выводов относительно их применения, документов, которые имеют характер переписки.

Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть применены на территории Украины для проставления апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины.

Согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О предоставлении полномочий на постановку апостиля», предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18 января 2003 г. №61, апостиль проставляется:

- Министерством образования и науки — на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки (к таким документам принадлежат дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие);

- Министерством юстиции Украины — на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины (в частности свидетельства и справки, выданные органами РАГС, документы, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки);

- Министерством иностранных дел — на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках о состоянии здоровья (при условии их удостоверения гербовой печатью областного управления здравоохранения), справках, выданных органами МВД Украины, а также на других официальных документах.

Интересной является норма, которая предусматривает, что должностные лица компетентных органов должны иметь образцы подписей лиц, которые выдают или могут выдавать официальные документы, а также образцы отображений печатей и штампов, которые проставляются или могут быть проставлены на соответствующих документах. Это нужно для сверки с подписями и отображениями печатей и штампов на документах, предоставленных для проставления апостиля. В случае отсутствия у компетентного органа образца соответствующей подписи, отображения печати или штампа, апостиль может быть проставлен только после получения такого образца.

Документы, выданные РАГСом (свидетельства о рождении, смерти, браке и др., справка о родственных отношениях, архивная справка), должны быть легализированы в областном управлении юстиции той области, где находится РАГС.

Двойной и одинарный апостиль

Для заключения брака граждан Украины на территории другого государства необходимо апостилировать справку о родственных отношениях. На оригинале указанной справки Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставления апостиля снова в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая применяется почти всеми государствами-участницами Конвенции, в частности Италией, Португалией, Францией, Швейцарией и др.

Для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, достаточно проставления апости-ля лишь на оригиналах этих документов. Печать апостиля проставляется на оригинале документа, после чего к удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом. Это одинарная процедура проставления апостиля.

В некоторых случаях, в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство страны, на территории которой они будут применяться. Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть апостилированы в консульстве Украины.

Порядок легализации документов для использования в иностранных государствах

Легализация документов в Украине осуществляется для Германии, Дании, Канады и Объединенных Арабских Эмиратов. Легализация — это предоставление документам легальной формы, которая отвечает законодательству иностранного государства и признается ее государственными органами.

МИД, Министерство юстиции, областные и городские управления юстиции осуществляют легализацию документов, выданных официальными учреждениями Украины и предназначенных для использования за границей по многоступенчатой процедуре легализации.

Министерство иностранных дел легализирует такие документы:

- оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами РАГСа, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городскими управлениями юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным РАГС г. Киева (т.е. легализируются документы образца 1991 г., на которых изображен герб Украины, выданных после распада Советского Союза);

- справки, выданные органами МВД;

- оригиналы справок, которые выдаются иностранными Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, заключающим брак на территории Украины (такая справка предъявляется в РАГС для оформления брака).

Министерство юстиции легализирует такие документы:

- нотариальные копии,

- переводы и другие документы, удостоверенные или выданные государственными и частными нотариусами (заявления, нотариальные копии, справки о местожительстве после нотариального засвидетельствования копии с оригинала).

После легализации в МИД Украины официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться (например, если документы оформляются для Германии, то после легализации в МИД и Министерстве юстиции их необходимо легализировать в консульстве Германии).

Легализация документов, выданных за рубежом

МИД Украины не легализирует документы, которые выданы на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины данного государства. Например, если документ выдан на территории Германии и его необходимо предъявить в государственные органы Украины, этот документ необходимо легализировать на территории Германии в украинском консульстве (Мюнхен, Бонн, Берлин, Франкфурт-на-Майне).

Процесс легализации документов возможен в двух вариантах. Первый — легализация документов в областном или городском управлении юстиции, потом в МИД, после чего делается перевод документа на нужный язык и нотариально заверяется (это для документов, выданных органами РАГСа). Второй — с документа делается нотариальная копия, которая легализируется в Министерстве юстиции, МИД, после чего делается перевод документа на нужный язык и нотариально заверяется. Следует обратить внимание на то, что в первом случае документы легализируются в оригинале, во втором — в виде нотариальной копии.

Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть легализованы в консульстве Украины.

Согласно Памятке о легализации документов в МИД Украины документы, составленные на территории иностранных государств, в том числе нотариально заверенные, должны быть легализованы в консульском учреждении Украины данного государства.

Консульское учреждение (т.е. консульский отдел посольства или консульство) принимает документ к легализации лишь после заверения его в Министерстве иностранных дел или другом уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ. Такое заверение МИД иностранного государства может быть в форме апостиля на доверенности. Однако такой апостиль требует дополнительной легализации в консульстве Украины.

Министерства иностранных дел иностранных государств, как правило, не сверяют подписи и печати нотариуса, который удостоверил доверенность. Поэтому между МИД и нотариусом появляется еще одно дополнительное звено — как правило, это Министерство юстиции или другой орган, в ведении которого находятся нотариусы в этой стране.

Министерство юстиции заверяет действительность подписи и печати нотариуса, а также его статус. В дальнейшем в МИД иностранного государства удостоверяют, что приложенная печать действительно является печатью Министерства юстиции, а подпись действительно принадлежит соответствующему должностному лицу Министерства юстиции.

В случае отсутствия в стране происхождения документов консульского учреждения Украины иностранные документы могут быть легализованы Консульским управлением МИД Украины, однако только при условии их заверения в МИД данной страны и в консульском учреждении этой страны, которое представляет ее интересы в Украине.

 

Если вам необходимо перевести на иностранный язык ваш паспорт, согласие на выезд ребенка, справку из банка или любой другой документ, обращайтесь в специализированные бюро переводов.  Ведь для качественного перевода может понадобиться несколько человек – переводчик, корректор, верстальщик, и, при необходимости, технический редактор и носитель языка.

Еще статьи на тему: