Контролируем сотрудников наглядно

АРХИВ

logo

Вы находитесь здесь:Власти/Контролируем сотрудников наглядно
31.01.2017 10:45

Контролируем сотрудников наглядно

Автор  Татьяна Жавжарова

Андон, канбан, камишибай – японцы подарили миру много инструментов визуального управления персоналом. Украинцы по этнопсихологии тоже визуалы.

Поэтому эти и многие другие инструменты позволяют успешно контролировать украинских сотрудников.

Консультирует когнитолог Марья Нестерова – основатель и директор консалтингового агентства по управлению эффективностью бизнеса Amity Consulting Ltd, глава киевской организации Всеукраинской Ассоциации Консультантов по Управлению СMC Ukraine, партнер Aston Corporate Management (USA & UK), Trodos Consulting, QPR (Финляндия).

В первую очередь, визуальные инструменты применяются для руководства большими группами людей для организации бизнес-процессов. Поэтому визуальные сигналы всегда используются в известных системах качества производственного менеджмента: Lean, 6 Sigma, кайдзен и др.

«Общая тенденция человечества сегодня – упрощение. Суммарный интеллект массы людей понижается, поэтому требуются более понятные стимулы. Визуальные технологии являются частью нейроменеджента и основаны на использовании свойств мозга воспринимать визуальные невербальные сигналы быстрей и лучше вербальных», – поясняет Марья Нестерова.

Проведение совещаний и презентаций, производство, соцсети, реклама, медиа – везде сегодня происходит бум визуализации.

Схемы рабочего места

В кайдзен и системе «20 ключей» большое место уделяется визуальной гармонизации рабочего процесса и рабочего места. Азиатские системы качества и эффективного менеджмента основаны на многовековой культурной традиции правильно организованного пространства.

«Например, прочерчивается оптимальная траектория движения персонала: это минимизирует количество движений и снижает усталость работников. Схемы движения прорисовываются, как разметка на дороге, прямо на полу цеха. Также прорисовываются трафареты правильного расположения рабочих инструментов на столе или стене», – говорит эксперт.

Пример из практики Нестеровой: ювелирная фабрика, внедряя визуальные схемы поддержки эффективной организации рабочего места, снизила брак и увеличила производительность труда. «Графические разметки помогают не только правильно разместить инструменты, но и соблюдать порядок выполнения бизнес-процессов. Особенно актуальны эти приемы для производств, где используется неквалифицированная рабочая сила и достаточно большие масштабы», – подчеркивает Нестерова.

Но не менее важны траектория движений, визуализация рабочего места для тех сотрудников, кто работает в торговом зале. Визуальные стимулы успешно используются также для управления поведением покупателей в ритейле.

Элементом визуального управления могут быть и наклонные линии на папках в офисе, чтобы они стояли по порядку. В Германии нередко применяется даже разметка стола офис-менеджера или бухгалтера.

Андон

Световые индикаторы процесса позволяют руководителю в режиме реального времени контролировать бизнес-процессы и видеть, как идут дела у сотрудников. «Интуитивное понимание световых индикаторов обеспечивает их мгновенное восприятие и отсутствие явного привыкания, в отличие от речевых команд», – говорит Нестерова. Отлично применимы такие индикаторы в работе колл-центров, служб технической поддержки клиентов, менеджеров по продажам. Если горит зеленая лампочка – все хорошо, желтая – нужно уделить внимание, красная – проблема, сложный клиент, сотрудник не в силах справиться с ситуацией и необходима срочная помощь руководителя.

«Световые индикаторы применяются на производстве, но можно было бы применять их и в ритейле, в банковской сфере, в других сферах услуг», – считает Нестерова.

Не обязательно делать табло на уровне сложных устройств (как на заводах «Мерседес», где на табло транслируется проблема и время ее решения), это могут быть цветные листики, картонки на пружинках, как это делают, например, на некоторых заводах в СНГ.

 

Канбан

Доска канбан – тоже изобретение производственной системы «Тойота», позволяющее визуально управлять производственными задачами и доводить их до завершения. У рабочих есть карточки, на которых они пишут свою задачу и передают ее следующему в процессе. Например, при сборке дверей, когда у рабочего есть 10 ручек, он поставил 5, то пишет канбан тому, кто изготавливает ручки, и пока он доходит до 10 двери, ему приносят нужные детали. Так уменьшаются потери времени на обработку заказов и экономится место в цеху и на складе.

Карточки (липкие листки) перемещаются по доске канбан от начала процесса до его окончания.

Канбан можно применять в торговле для того же управления запасами: заканчивается партия одного товара – передается канбан менеджеру для закупки. А ITканбан применяется для передачи задач между сотрудниками: от дизайнера, до разработчика и тестировщика, например.

 

Камишибай

В Японии камишибай – это традиционный уличный театр, когда рассказываемая история сопровождается красочными иллюстрациями. В Европе, Канаде и США эта техника становится все более популярной и используется в обучении. На «Тойоте» техника камишибай применяется как для контроля выполненной работы, так и для проверки безопасности и чистоты рабочего места. Менеджеры с помощью изображений задают рабочим последовательность предстоящих работ, их объем. Картинками запечатлены стандартные операционные процедуры и их основные результаты, которые будут проверяться. Так облегчается работа менеджеров и достигается самоорганизация рабочих.

Требования к рисункам просты и зависят от условий выступления: минимум деталей, их должно быть видно с заднего ряда. Изображения должны быть понятные и без разночтений.

«Минимализм и динамичность картинок заставляет достраивать смысл, при этом восприятие и запоминание улучшается. Оптимально в технике камишибай описывать персоналу схемы бизнес-процессов, а также проводить презентации. А еще более полезно самих сотрудников привлекать к составлению картинок», – отмечает Марья Нестерова. По опыту эксперта, имеет смысл использовать камишибай и для поиска ограничений эффективности (ТОС), организации систем качества (TQM). «Сотрудники, иллюстрируя основные процессы или имеющиеся проблемы, могут легче найти пути их решения. Поэтому техника камишибай может использоваться во всех видах обучения, для разработки миссии, стратегии, в проведении рабочих совещаний», – отмечает она. А еще можно применять камишибай для ведения делопроизводства, организации рабочего места, а также выполнения текущих задач.

 

Дудлинг

Все большую популярность не только в рекламе, но и в менеджменте приобретают различные виды видео-скрайбинга. Например, дудлы (doodle) и другие техники в виде аниме. В них используются уже не статические, а динамические картинки. Они позволяют иллюстрировать объяснение руководителя, сделать интерактивную рекламу, оживить выступление на совещании и презентацию клиентам. «Объясняшки» – пока бесплатная программа видео-скрайбинга, которая позволяет делать дудл-видео, – работает на айпадах. Поэтому ее можно устанавливать торговым агентам, что облегчает общение с клиентами и отчеты. Те же региональные совещания менеджеров при использовании дудлинга происходят в более интересной форме, так как включается наше творческое правое полушарие, и рабочая рутина становится корпоративной игрой», – объясняет Марья Нестерова.

Когда надо доложить руководителю информацию о происходящем, сотрудники при рассказе непроизвольно выдают желаемое за действительное. А когда их просят не рассказать, а изобразить ситуацию, то срабатывает принцип проективных методик и они показывают, как есть.

Легко начать

Обычно техники визуального менеджмента внедряются в компании руководством как передача успешного зарубежного опыта, модный тренд. «Сотрудникам бывает сложно: в нашей культуре принято избегать ошибок, а взрослые обычно опасаются, что не могут «красиво» рисовать. В этом случае не стоит никого заставлять, а начать с более простых сигнальных инструментов. К счастью, сам процесс визуализации запускает механизмы креативности, – поясняет Марья Нестерова. – Кроме того, есть очевидные законы понимания – неструктурированная информация, особенно числа и на слух, воспринимается хуже всего, а смысловые образы, наоборот, лучше всего. Поэтому визуальные стимулы понимаются и принимаются без особого сопротивления, что немаловажно в менеджменте».

Не только контролировать, но и поощрять своих сотрудников нужно наглядно. Например, поощряя керамическими, или стеклянными  чашками с логотипом компании (кружки keepcup - реализация оптом).

Источник: журнал "Мой бизнес" aval.ua